Multitasking dan Produktivitas

HUMBEDE.COM – Anda sedang berbicara dengan pemasok di telepon, sambil diam-diam mengetik catatan mengenai panggilan telepon Anda sebelumnya.

Segera setelah Anda menutup telepon, rekan kerja Anda mengirim pesan instan, yang Anda baca sambil menghubungi nomor ekstensi manajer Anda.

Kemudian, selama percakapan telepon dengan dia, Anda mulai memperbarui to-do-list mingguan Anda.

Untuk meningkatkan produktivitas, banyak dari kita melakukan multitasking seperti ini. Dan, di dunia di mana laju kehidupan berjalan cepat, orang-orang yang bisa melakukan multitasking biasanya dipandang sebagai efisien dan efektif.

Sebenarnya, multitasking tidak membuat kita seproduktif seperti apa yang kita pikirkan. Malah, kemungkinan kualitas pekerjaan kita menjadi lebih buruk ketika kita melakukan multitasking.

Multitasking dan Produktivitas

Banyak orang telah mempelajari multitasking selama dekade terakhir , dan sebagian besar dari mereka telah sampai pada kesimpulan yang sama: Multitasking tidak membuat kita menjadi lebih produktif!

Beberapa studi telah menemukan bahwa multitasking benar-benar dapat mengakibatkan kita membuang sekitar 20-40 persen waktu kita, tergantung pada apa yang coba kita lakukan.

Alasan sederhananya adalah karena kita tidak dapat benar-benar fokus pada lebih dari satu tugas pada satu waktu. Tapi kita berpikir kita bisa – jadi kita melakukan multitasking untuk mencoba dan menyelesaikan lebih banyak pekerjaan.

Bayangkan, Anda mencoba untuk berbicara dengan seseorang dan menulis email pada saat yang sama. Kedua tugas ini melibatkan komunikasi. Anda tidak dapat berbicara dengan seseorang dan menulis email yang jelas dan terfokus pada waktu yang sama. Pikiran Anda akan kelebihan beban saat Anda mencoba untuk beralih di antara dua tugas.

Sekarang pikirkan, Anda mendengarkan seseorang ketika Anda mencoba untuk menulis email. Kedua tugas ini sedikit lebih mudah untuk dilakukan bersama-sama karena melibatkan keterampilan yang berbeda. Tapi perhatian Anda kepada orang tersebut akan memudar saat Anda menulis. Anda tidak bisa sepenuhnya fokus pada kedua hal sekaligus.

Masalah terbesar dengan multitasking adalah bahwa hal itu dapat menurunkan kualitas pekerjaan – kita mencoba untuk melakukan dua hal atau lebih secara bersamaan, dan hasilnya adalah kita melakukan segala sesuatu kurang baik daripada jika kita fokus dengan baik pada tugas masing-masing pada gilirannya.

Ketika kita mengalihkan tugas, pikiran kita harus melakukan re-orientasi untuk mengatasi informasi baru. Jika kita melakukan hal ini dengan cepat, seperti ketika kita multitasking, kita hanya bisa mencurahkan konsentrasi penuh dan fokus pada setiap pengalihan.

Jadi kualitas pekerjaan kita memburuk. Semakin kompleks atau teknis tugas yang kita alihkan, semakin besar kemungkinan penurunan kualitas. Misalnya, hampir mustahil untuk menulis presentasi berkualitas baik sementara melakukan percakapan emosional dengan rekan kerja!

Kelemahan utama lain untuk multitasking adalah efeknya terhadap tingkat stres kita. Berurusan dengan beberapa hal sekaligus membuat kita merasa kewalahan dan letih.

Di sisi lain, pikirkan seberapa puas Anda rasakan ketika Anda mencurahkan perhatian penuh pada satu tugas saja. Anda bisa fokus, dan Anda mungkin akan menyelesaikannya dengan baik.

Gejala Multitasking

Sulit untuk mengidentifikasi ketika Anda melakukan multitasking. Tetapi ada beberapa indikator kunci yang dapat Anda cari:

– Jika Anda memiliki beberapa halaman atau tab yang terbuka pada layar komputer Anda, maka Anda mungkin melakukan multitasking. Hal yang sama berlaku untuk meja Anda – jika Anda memiliki beberapa folder file atau kertas di atasnya.

– Multitasking lebih mungkin ketika Anda bekerja pada sebuah proyek atau tugas yang Anda tidak minati. Misalnya, membuat analisis mungkin menjadi tugas yang tidak diinginkan, sehingga Anda mungkin sering memeriksa email atau melakukan penelitian pada tugas baru

– Interupsi yang sering juga dapat menyebabkan Anda melakukan multitasking. Misalnya, Anda mungkin sedang menulis anggaran departemen Anda ketika seorang rekan datang ke kantor Anda dengan mengajukan pertanyaan. Anda kemudian melanjutkan anggaran Anda sembari menjawab pertanyaan rekan Anda.