Saat tengah menjalankan bisnis kecil atau startup, segala hal dan semua orang meminta perhatian Anda. Distraksi terus menerus menjadi bagian dari pekerjaan namun hal itu memecah fokus Anda.
Dengan belajar melakukan multitask secara efektif di tengah distraksi, Anda bisa tetap unggul dalam pekerjaan serta meningkatkan produktivitas, demikian tulis Nadia Goodman dari psikologi klinis Columbia University dalam Entrepreneur.
‘Multitasking yang efektif’ tergolong salah kaprah. “Otak manusia tidak benar-benar melakukan multitask,” ujar Art Markman, pakar psikologi kognitif dan penulis Smart Thinking (Perigee, 2012). “Apa yang benar-benar dilakukan otak manusia adalah apa yang saya sebut berbagi waktu.”
Berbagi waktu berlangsung berikut ini: otak Anda hanya dapat memikirkan secara aktif mengenai satu pekerjaan dalam satu waktu, jadi Anda fokus pada satu pekerjaan, kemudian pekerjaan lain mengambi tempatnya persisi seperti turis bergantian menempati hotel.
Pergantiannya amat cepat sampai sampai Anda tak menyadari bahwa Anda hanya melakukan satu hal dalam satu waktu. Anda masih merasa melakukan multitasking, padahal sebenarnya berbagi waktu.
Sebagian besar dari kita berpikir bahwa kita sangat baik dalam melakukan multitasking, namun kita bisa tertipu. “Anda adalah juri terburuk soal seberapa baik kemampuan multitask Anda,” ujar Markman. Hal ini dikarenakan bagian otak yang memantau kinerja Anda tergolong area yang diaktifkan oleh multitasking.
Sederhananya Anda hanya punya sedikit bandwidth untuk mengevaluasi kinerja dengan benar.
Agar dapat menghasilkan pekerjaan berkualitas tinggi di tengah kantor yang kacau dan penuh distraksi, Anda perlu membantu otak Anda menangani semua input sekaligus. Cobalah tiga teknik ini untuk membantu Anda bekerja efektif saat harus melakukan multitask.
DAFTAR ISI
1. Kerjakan tugas yang masih berhubungan secara bersamaan
Saat Anda mengerjakan sebuah tugas, otak mengaktifkan semua sirkuit dan neuron yang terkait dengan tugas tersebut.Saat Anda berlalih ke tugas baru, otak Anda mesti menyesuaikan. Pergantian ini terjadi dengan ccepat, namun memori, fokus, dan produktivitas Anda menjadi korban.
“Semakin sering Anda beralih, semakin sering Anda terus mengganti keadaan otak,” ujar Markman. “Anda kehilangan waktu.”
Jika Anda butuh melakukan multitask, maka minimalisir dampak pengalihan dengan menyatukan tugas berkaitan atau serupa secara bersamaan. Semakin mirip tugas-tugas itu, semakin mudah bagi Anda mengalir mengerjakannya.
2. Letakkan daftar pekerjaan di tempat yang mudah terlihat
Jika Anda bekerja dalam sebuah kantor yang kacau, ciptakan sistem untuk memastikan tugas-tugas penting atau proyek-proyek jangka panjang tidak terselip di antara celah-celahnya.
“Dalam lingkungan multitask, alur kerja dikendalikan oleh lingkungan dan bukannya dikendalikan secara internal,” ungkap Markman. “Ibaratnya, roda terus berputar.”
Agar tetap unggul dalam pekerjaan, ingatkan diri Anda apa yang benar-benar perlu diselesaikan. Letakkan daftar pekerjaan di tempat yang mencolok dan urutkan sesuai prioritas.Gunakan kode warna atau huruf tebal dan pastikan Anda menyisihkan waktu yang cukup untuk menanganinya.
3. Gunakan waktu luang untuk meninjau informasi baru
Salah satu dari bahaya multitasking adalah gangguannya pada memori. “Anda berurusan dengan proses pengumpulan informasi,” ujar Markman. Saat mencoba mengingat kembali apa yang telah Anda pelajari selama bertukar gagasan dalamm rapat klien, Anda cenderung lupa
Jika Anda perlu meninjau cepat dokumen penting selama hari yang sibuk, ambil waktu untuk meninjaunya nanti di hari itu pula.
Baca kembali sementara Anda berjalan di antara rapat atau pulang ke rumah, dan jelaskan kepada diri sendiri untuk memastikan bahwa Anda memahaimnya. “Anda akan lebih berpeluang memampatkannya dalam ingatan,” tukas Markman.
(Foto: virtualadministrationservices.com.au)