Teknik Menyelesaikan Pekerjaan dalam Waktu yang Terbatas

Entah Anda seorang pelajar, mahasiswa, karyawan, ataupun pengusaha, waktu yang dimiliki dalam sehari sama-sama terbatas: 24 jam untuk menyelesaikan segala urusan dan pekerjaan.

Melalui hari dengan perasaan berhasil meraih pencapaian merupakan perasaan yang istimewa. Apalagi bila mengiringi kepuasan melihat pekerjaan yang terselesaikan.

Namun tanpa penanganan yang tepat, waktu dan pekerjaan dapat menjadi neraca yang berat sebelah. Waktu tak pernah cukup, atau pekerjaan tak pernah habis.

Karenanya penting untuk mengetahui apa saja yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan dalam waktu tersedia.

Ada satu teknik yang bisa Anda terapkan untuk melakukan hal tersebut. Latihan yang disebut dengan teknik pomodoro, yang dalam bahasa Italia berarti tomat, mengacu pada inspirasi penemu teknik ini yang berhasil menyelesaikan lebih banyak pekerjaan menggunakan timer berbentuk tomat yang biasa digunakan untuk  waktu memasak.

Berikut ini ulasan mengenai dasar teknik pomodoro:

1. Gunakan timer                                               

Teknik ini membutuhkan sebuah alat pengukur waktu dalam hitungan mundur. Idealnya menggunakan timer dapur yang biasanya tersedia dalam beragam bentuk. Namun bisa juga menggunakan aplikasi gadget yang menyediakan alarm hitungan mundur.

Tujuan dari penggunaan timer dalam teknik pomodoro amat erat kaitannya dengan urgensi penyelesaian pekerjaan. Dengan mengetahui kalau waktu yang tersedia untuk menyelesaikan pekerjaan hanya beberapa menit, dan bukannya sepanjang hari, kita bisa terhindar dari sikap meremehkan waktu dan menunda-nunda pekerjaan.

2. Aturan dalam pomodoro

Dalam pengaturan timer, teknik pomodoro membatasi pekerjaan untuk diselesaikan dalam waktu 25 menit. Tapi, jangan salah sangka, waktu tersebut merupakan satuan unit perhitungan saja dan bukan angka mutlak pekerjaan mesti terselesaikan dalam waktu tersebut.

Jika pekerjaan Anda belum juga selesai setelah waktu 25 menit, Anda bisa menambah 25 menit berikutnya dengan syarat beristirahat 5 menit terlebih dahulu. Waktu istirahat singkat ini juga esensial dalam teknik pomodoro sebagai cara mengurangi kepenatan dalam melakukan pekerjaan.

Dan setiap kali Anda menyelesaikan periode 25 menit bekerja ditambah 5 menit istirahat, inilah yang disebut dengan satu unit pomodoro (1 px).

Mengapa dinamai 1 px? Karena fungsinya nanti adalah mengukur waktu menyelesaikan pekerjaan rutin.

Bila waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu hal menuntut Anda menambah rentang waktu 25 menit sampai 3 kali misalnya, maka hal itu berarti untuk pekerjaan tersebut Anda membutuhkan 3 unit pomodoro/ 3 px.

Angka ini akan berguna dalam sistem pomodoro berikutnya.

3. Buat inventory list untuk menampung daftar pekerjaan

Bila  latihan sebelumnya ditujukan untuk menyelesaikan satu pekerjaan, latihan yang  berikut ini dalam teknik pomodoro berfungsi untuk merencanakan serentetan pekerjaan yang perlu direncanakan, karena bila tidak maka akan saling berbenturan dan bahkan banyak yang terbengkalai.

Maka dari itu agar rencana Anda tak ada yang terlewatkan, susunlah dalam inventory list semua pekerjaan yang ingin Anda selesaikan.

Sebaiknya terlebih dahulu dituliskan dalam selembar kertas untuk selanjutnya dimasukkan ke dalam daftar inventori berdasarkan tingkat kepentingannya/ prioritas, sehingga dalam daftar inventori, pekerjaan yang paling penting untuk diselesaikan berada di urutan pertama, pekerjaan penting berikutnya di nomor dua, dan seterusnya.

Jika sudah, perhatikan langkah berikutnya.

4. Buat perkiraan waktu penyelesaiannya

Jika sudah tersusun dalam daftar inventori, selanjutnya beri angka perkiraan di sebelah masing-masing pekerjaan berapa lama waktu penyelesaiannya, namun bukan dalam hitungan menit melainkan satuan unit pomodoro.

Misalnya saja dalam daftar inventori Anda bentuknya seperti in:

Contoh Daftar Inventori

No.     Pekerjaan                                                       Waktu Penyelesaian

1. Menyusun proposal kompetisi bisnis                6 px
2. Mengerjakan tugas makalah                                  4 px
3. Membuat presentasi Power Point                       6 px
4. Mencuci pakaian                                                        2 px
5. Beres-beres rumah                                                   2 px
6. …dst.                                                                                …dst.

Dalam daftar tersebut, waktu penyelesaian menggambarkan satuan pomodoro yang dibutuhkan, misalnya 2 px untuk beres-beres rumah berarti kita melakukan pekerjaan selama 25 menit, beristirahat 5 menit, bekerja lagi 25 menit, dan istirahat lagi 5 menit.

Ingat kembali satu pomodoro berarti 25 menit + 5 menit.

5. Buat daftar pekerjaan harian (to do today)

Berbeda dengan inventory list yang mencakup semua pekerjaan yang ingin kita selesaikan, daftar selanjutnya yang perlu Anda buat ini bersifat terbatas. Dalam teknik pomodoro Anda hanya disarankan mengambil 12 px, dimana setiap 4 px, waktu istirahat berubah dari 5 menit menjadi 30 menit.

Bila Anda berkeras mengambil jam menyelesaikan pekerjaan yang lebih panjang disarankan cukup 14 px saja.

Susunannya pun hampir sama seperti daftar inventori, namun kolom waktu penyelesaian diganti dengan kolom pomodoro, yang berisi kotak-kotak kecil melambangkan satuan px/ unit pomodoro.

Karena terbatasnya waktu yang Anda miliki, daftar pekerjaan harian/ to do today/to do list hanya berisi pekerjaan yang dapat diselesaikan dengan px tersedia. Diambil dari daftar prioritas utama dalam inventory list, sisanya dapat disesuaikan dengan waktu tersedia. Lebih jelasnya lihat contoh berikut.

Contoh To Do List

No.     Pekerjaan                                                       Kolom Pomodoro (12 px)

1. Menyusun proposal kompetisi bisnis                [][][][][][]
2. Mengerjakan tugas makalah                                  [][][][]
3. Mencuci pakaian                                                        [][]
4. Beres-beres rumah                                                    [][]

          Total                                                                               12 px

Perhatikan dalam daftar tersebut, contoh ‘mengerjakan presentasi Power Point’ tidak disertakan karena waktu yang tidak mencukupi. Bila pada kasus tertentu hal itu lebih mendesak daripada yang lainnya, daftar bisa dimodifikasi asalkan jumlah totalnya di kisaran 12-14 px.

Dan misalkan saja pada tugas pertama Anda telah menyelesaikan satu pomodoro, tandai dengan silang pada bagian kotak sebagaimana berikut:

No.     Pekerjaan                                                       Kolom Pomodoro (12 px)

1. Menyusun proposal kompetisi bisnis                [X][][][][][]

Bagaimana kalau kotak pomodoro telah terisi sementara masih butuh waktu tambahan? Tambahkan saja di sampingnya lingkaran sebagai tandanya sebagai berikut:

No.     Pekerjaan                                                       Kolom Pomodoro (12 px)

1. Menyusun proposal kompetisi bisnis       [X][X][X][X][X][X] + (   )

Dan bila pengerjaan tugas telah lengkap dan terselesaikan, coret daftar tersebut dan lanjut ke prioritas berikutnya:

No.     Pekerjaan                                                       Kolom Pomodoro (12 px)

1. Menyusun proposal kompetisi bisnis       [X][X][X][X][X][X] + (X )

Simpan daftar harian sebagai referensi inventory list berikutnya .

Cobalah latihan ini dan rasakan pengaruhnya bagi produktivitas harian Anda!