9 Tips Manajemen Waktu yang Anda Butuhkan

Terdapat kemungkinan besar bahwa, pada suatu waktu dalam hidup anda, anda telah mencoba berbagai hal untuk mempelajari manajemen waktu.

Dengan membaca tentang manajemen waktu dalam buku-buku, dan mencoba untuk menggunakan agenda harian elektronik ataupun agenda kertas untuk mengatur, memprioritaskan dan menjadwalkan hari Anda.

Namun, pada akhirnya cara-cara tersebut kurang berhasil dan membuat anda bertanya-tanya. “Mengapa, dengan pengetahuan ini masih belum dapat mengatur waktu dengan baik, anda pun merasa apakah telah melakukan apa yang dirasa perlu dengan benar atau tidak.

Apakah segala sesuatu yang dipelajari untuk mengatur waktu malah justru telah membuang waktu anda karena cara tersebut tidak berhasil bagi anda?

Pengertian Waktu

Sebelum anda memulai mengatur waktu, anda harus belajar apa itu waktu. Sebuah kamus mendefinisikan waktu sebagai “titik atau periode di mana hal terjadi.” Sederhananya, waktu adalah ketika hal-hal terjadi.

Ada dua jenis waktu: waktu jam (clock time) dan real time. Dalam waktu jam, ada 60 detik dalam satu menit, 60 menit dalam satu jam, 24 jam dalam sehari dan 365 hari dalam setahun. Semua waktu berlalu sama.

Secara real time, sepanjang waktu itu relatif. Waktu berlalu cepat ataupun lama tergantung pada apa yang Anda lakukan. Dua jam terjebak dalam kemacetan tentu akan berbeda dengan dua jam ketika anda menghabiskan waktu bersama keluarga ataupun orang yang anda kasihi.

Kemudian yang menjadi pertanyaan adalah bagaimana anda mendefinisikan waktu anda, apakah real time atau clock time?

Alasan sistem manajemen waktu tidak bekerja adalah bahwa sistem ini dirancang untuk mengelola waktu jam. Waktu jam tidak relevan.

Anda tidak tinggal di atau bahkan memiliki akses ke waktu jam. Anda hidup secara real time, sebuah dunia di mana semua waktu berlalu ketika Anda sedang bersenang-senang atau terasa lama ketika anda mengantri di bank.

Kabar baiknya adalah bahwa real time adalah soal mental. Hal ini ada di kepala anda. Anda membuatnya. Apa pun yang anda buat, anda dapat mengelolanya. Sudah waktunya untuk menghilangkan sabotase dan pembatasan diri pada alasan “tidak memiliki cukup waktu.”

Praktikkan teknik berikut untuk dapat mengatur waktu anda sendiri :

Hanya ada tiga cara untuk menghabiskan waktu: melalui pikiran, percakapan dan tindakan. Apapun jenis bisnis anda, anda akan selalu berhadapan dengan ketiga komponen tersebut.

Sebagai entrepreneur, anda mungkin akan sering ditarik ke arah yang berbeda. Meskipun anda tidak bisa menghilangkan gangguan, anda harus berfokus pada waktu yang anda habiskan untuk pikiran, pembicaraan, dan tindakan yang akan mengarahkan anda pada sukses.

Berikut ini 9 tips manajemen waktu sebagaimana dilansir Entrepreneur.com:

1. Jadwalkan Pikiran, Percakapan, & Kegiatan

Buat jadwal dan rekam semua pikiran Anda , percakapan dan kegiatan selama seminggu. Ini akan membantu Anda memahami seberapa banyak hal yang anda bisa lakukan selama satu hari dan di mana momen berharga anda melayang tidak produktif.

Anda akan melihat berapa banyak waktu yang benar-benar menghasilkan “sesuatu” dan berapa banyak waktu yang terbuang pada pikiran, percakapan dan tindakan yang tidak produktif.

2. Buat Time Blocks

Setiap aktivitas atau percakapan yang penting bagi keberhasilan, harus anda jadwalkan.. Menjadwalkan waktu dengan diri sendiri dan membuat time-blocks untuk pikiran, percakapan dan tindakan dengan prioritas tinggi.

Jadwalkan kapan hal tersebut akan dimulai dan berakhir. Anda pun juga harus memiliki disiplin tinggi  untuk konsisten melakukannya.

3. Alokasi 50%

Buatlah rencana untuk menghabiskan setidaknya 50 persen dari waktu anda untuk terlibat dalam pikiran, kegiatan dan percakapan yang produktif atau menghasilkan. Dengan adanya alokasi ini akan menjadikan anda memiliki target dalam menggunakan waktu anda.

4. Jadwalkan Rehat

Jadwalkan waktu untuk rehat. Rencanakan waktu untuk menarik diri dari apa yang anda lakukan.

Rehat sangat penting agar segala sesuatu yang anda lakukan dapat terlaksana dengan baik karena tidak dapat dipungkiri bahwa setiap dari kita pasti memiliki batasan dan dengan rehat ini bukan berarti kita membuang-buang waktu kita dengan hal-hal yang tidak berguna.

5. Alokasi 30 Menit

Luangkan 30 menit pertama dalam setiap hari anda untuk merencanakan apa saja jadwal anda hari itu. Jangan memulai hari anda sampai anda menyelesaikan rencana waktu anda.

Waktu yang paling penting dari hari anda adalah waktu untuk menjadwalkan kegiatan anda sepanjang hari. Dengan kata lain segala sesuatunya harus terukur, terencana, dan terjadwal.

6. Alokasi 5 Menit

Ambil lima menit sebelum setiap kegiatan untuk menargetkan apa hasil yang anda inginkan untuk dicapai. Ini akan membantu anda mengetahui keberhasilan sebelum anda mulai.

Ambil juga lima menit setelah setiap panggilan dan aktivitas untuk menentukan apakah hasil yang Anda inginkan tercapai. Jika tidak, maka carilah apa yang salah? Bagaimana Anda menempatkan apa yang salah dalam panggilan atau aktivitas anda selanjutnya?

7. Pasang Tanda

Memasang tanda ” Jangan diganggu” ketika anda berada pada kondisi di mana anda benar-benar harus menyelesaikan pekerjaan yang dilakukan.

Dengan adanya hal ini maka diharapkan orang-orang anda akan memahami dan mengerti atas apa yang sedang anda lakukan saat ini. Dengan adanya tanda ini juga dapat menjadikan anda sepenuhnya fokus dalam melaksanakan pekerjaan.

8. Fokus

Cobalah untuk tidak menjawab telepon hanya karena pada saat itu telepon anda berdering dan email hanya karena email muncul. Disconnect instant messaging.

Jangan langsung memberikan perhatian dan konsentrasi anda pada hal lain kecuali itu penting dalam bisnis anda. Sebaliknya, jadwalkan waktu untuk menbalas email dan mengecek panggilan telepon kemudian menelpon kembali.

9. Blokir Gangguan

Memblokir gangguan lainnya seperti Facebook dan bentuk-bentuk lain dari media sosial kecuali jika anda menggunakan alat ini dalam berbisnis.

Hal ini patut diperhatikan karena apabila gangguan seperti ini tidak kita blokir maka akan cukup sulit bagi diri kita untuk menahan diri dan nantinya anda bisa terjebak serta terlena dalam media sosial tersebut.

(Foto : Careernotes.ca)